Senior Process Optimization Manager (f/m/d)

Permanent employee, Full-time · Berlin (Hybrid)

Are you ready to change the market?

PAIR Finance has been setting new standards in digital debt collection since 2016 - data-driven, empathetic and successful. With our AI-based technology, we analyze individual payment situations and design an automated but always personal approach. In this way, we not only enable higher repayment rates, but also maintain trust between debtors and our clients.

We are currently active in ten European countries and want to continue to drive this growth in the future - and that's why we are looking for a dedicated Senior Process Optimization Manager (m/f/d) for our Process Optimization team. Are you ready to take operational responsibility for our expansion and process automation?

You will work closely with the Team Lead Process Optimization and our COO and be an integral part of a four-person team. You will be responsible for projects in the Eastern Europe, Benelux and Nordics markets. You will analyze, prioritize and implement new operational setups with structural automation and clearly measurable successes.

What you can do with us:

Go-to-Market (New Countries):
You take full ownership of launching new operational setups (e.g., communication, scoring, address validation, payment channels) and manage all stakeholders – internal and external – from kickoff to go-live. You are the go-to person for operational market expansion in Europe, especially the Nordics, Eastern Europe, and Benelux.
Process Automation & Optimization:
You identify gaps in our provider landscape and existing setups, define requirements, and work with Tech to implement data-driven automation projects. Your focus: stable integrations, cost reductions, and measurable increases in VBR satisfaction or recovery performance.
Vendor & Provider Management:
You manage international service providers in areas like communication, scoring, court and address data. You ensure that SLAs, interfaces, and reporting run smoothly. You drive feature negotiations, monitor performance, and lead RFPs or vendor evaluations when needed.
Data-Driven Analysis & Reporting:
Together with BI and Product, you build dashboards and reports to monitor your initiatives. You evaluate business cases and prioritize projects based on clear, measurable KPIs.

What you should bring for it:

Must-Haves:

5+ years of experience in project / process management, ideally in fast-paced, tech-driven environments (such as fintech, SaaS, consulting, or operations)
Strong communication skills with a proven track record of managing cross-functional stakeholders
Proficient in process modeling (e.g., BPMN) and producing thorough, structured documentation
Comfortable working with data, including performing analyses, evaluating cost-benefit scenarios, and tracking KPIs
Experience in procurement processes and negotiating contracts, particularly with technology vendors
Fluent in English, both written and spoken

NICE TO HAVES

Hands-on experience with business intelligence (BI) tools such as Grafana, Power BI, or Metabase
Basic proficiency in Python or SQL for data querying and analysis
Experience in working across international markets
Understanding of GDPR and data privacy regulations, particularly in cross-border data environments
German language skills are a plus

Transparency, Execution, Ownership, Customer Centricity, Innovation and Integrity are important to us and we at PAIR Finance embody these values. Do you find yourself in these values? Then become part of our team and complement us with your individual motivation and character!

Our offer for you:

Thriving, financially stable company
Strong experienced international team to support and mentor you along the way, smooth onboarding process
International team of 30+ nationalities with professionals and experts
Flat hierarchy, transparent and appreciative feedback culture, monthly all hands meetings, annual feedback and evaluation cycle, regular 1-on-1s with your lead
Well-structured onboarding process as well as supportive and welcoming colleagues
Personal learning & development budget as well as German and English language courses
Good salary for your strong performance
Unlimited employment contract, flexible working hours and 28 vacation days for your work-life balance
Company pension plan, partly covered Deutschlandticket (public transport) and access to “Corporate Benefits” voucher platform to ensure your full well-being
Fun company summer and Christmas parties as well as regular team events
This role is based in Berlin, and we have a hybrid working policy. Modern office near Uhlandstraße is complete with fresh fruit, muesli and drinks for a comfortable and enjoyable workplace

Who is your contact person?

Your contact person for this position is Jasmin Baldrich. If you have any questions, feel free to reach out via email (jobs@pairfinance.com) - we are looking forward to hearing from you!

For more information about PAIR Finance and career opportunities, please visit our website and our careers page.

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About us

We are rethinking debt collection with our digital debt collection solution, characterized by our high customer orientation and efficiency standards. By using artificial intelligence, we are combining technology with behavioral science and so we are able to contact customers individually and in a simple way throughout the entire collection process.

Strengthened by one of the most renowned private equity firms in the fintech sector, Pollen Street, as well as partnerships with other investors such as Zalando Payments and finleap, PAIR Finance offers an excellent opportunity to dive deep into and actively shape the fintech industry.

PAIR Finance is an equal-opportunity employer. We value a diverse team and an inclusive culture. We welcome applications from all qualified individuals regardless of ethnicity, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity or expression, age, national origin, marital status, or disability.

For more information about PAIR Finance, visit www.pairfinance.com/ and www.pairfinance.com/karriere/ and www.trustpilot.com/review/www.pairfinance.com

Do you want to find out more about PAIR Finance and the position? We are happy to answer your questions and also to receive your application!

Bereit, den Markt zu verändern?

Seit 2016 setzt PAIR Finance neue Maßstäbe im digitalen Inkasso – datengetrieben, empathisch und erfolgreich. Mit unserer KI-basierten Technologie analysieren wir individuelle Zahlungssituationen und gestalten die Ansprache automatisiert, aber stets persönlich. So ermöglichen wir nicht nur höhere Rückzahlungsquoten, sondern erhalten auch das Vertrauen zwischen Schuldner*innen und unseren Mandant*innen. Mittlerweile sind wir in zehn europäischen Ländern aktiv und wachsen kontinuierlich weiter.

Dieses Wachstum möchten wir auch in Zukunft weiter vorantreiben – und dafür suchen wir engagierte Verstärkung für unser Process Optimization Team. Bist du ein erfahrener Senior Process Optimization Manager (m/w/d), der unsere Expansion und Prozessautomation operativ verantworten möchte?

Du arbeitest eng mit dem Team Lead Process Optimization sowie unserem COO zusammen und bist fester Bestandteil eines vierköpfigen Teams. Du übernimmst eigenverantwortlich Projekte in den Märkten Osteuropa, Benelux und Nordics. Dabei analysiert, priorisiert und realisierst du neue operative Setups mit struktureller Automatisierung und klar messbaren Erfolgen.

Was du bei uns bewegen kannst:

Expansion in neue Märkte (Go-to-Market): Du führst eigenverantwortlich neue operative Prozesse und Toolsetups ein (bspw. in den Bereichen Kommunikation, Scoring, Adressmanagement, Zahlungskanäle) und steuerst alle Projektbeteiligten (intern sowie extern) bis zum Livegang. Du bist die Ansprechperson für den Prozess- und Marktaufbau in Europa (bspw. in den Nordics und BeNelux).
Prozessoptimierung und Automatisierung: Du erkennst Schwachstellen in bestehenden Provider- und Toolsetups und entwickelst datengetriebene Lösungen zur Automatisierung und Effizienzsteigerung. Ziel ist eine stabil laufende Integration, Kostenoptimierung, sowie messbare Steigerung von Umsatz oder Kundenzufriedenheit (z.B. durch den Einsatz neuer Kommunikations- oder Zahlungskanäle).
Dienstleistersteuerung: Du bist Ansprechperson für unsere internationalen Datenprovider in den Bereichen Kommunikation, Scoring, Auskunftei, Gerichte und Adressen und stellst sicher, dass SLAs, Schnittstellen und Reporting funktionieren. Du verhandelst neue Features, bewertest die Performance und führst bei Bedarf Dienstleisteranalysen und Ausschreibungen durch.
Datengetriebene Analyse & Reporting: Gemeinsam mit BI und unseren Product-Teams erstellst du Dashboards und Reports zur Überwachung deiner Projekte, bewertest Business Cases und priorisierst datenbasiert neue Initiativen.

Was du dafür mitbringen solltest:

must-haves

5+ Jahre Erfahrung im Projekt- oder Prozessmanagement in tech-nahen Umgebungen (z. B. Fintech, Consultancy, SaaS, oder Operations)
Starke Kommunikations- und Stakeholdermanagement-Skills
Erfahrung in Prozessmodellierung (z. B. BPMN) und Detaildokumentationen
Sicherer Umgang mit Datenanalysen, Kosten-Nutzen-Analysen und KPI-Tracking
Erfahrung mit Procurement und Vertragsverhandlungen (z. B. mit Tech-Providern)
Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift

nice-to-haves

Erfahrung mit BI-Tools (z. B. Grafana, Power BI)
Grundkenntnisse in Python und SQL
Erfahrung im internationalen Umfeld (z. B. Projektleitung in verschiedenen Ländern)
Vertrautheit mit Datenschutz (DSGVO) in internationalen Setups
Deutschkenntnisse sind ein Plus

Bei PAIR Finance stehen Kundenzentrierung, Transparenz und Integrität im Mittelpunkt unseres Handelns – diese Werte leben alle Mitarbeitenden. Genauso wichtig sind uns Innovation und der Antrieb, Dinge aktiv voranzubringen. Du erkennst dich in diesen Werten wieder? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Was wir dir bieten:

Herausfordernde, abwechslungsreiche Aufgaben für deine steile Lernkurve in einem wachsenden Unternehmen
Internationales Team: Professionelle Kolleg*innen und Expert*innen aus über 30+ Nationalitäten erwarten dich
Flache Hierarchien & offene Kommunikation: Transparente Feedbackkultur, monatliche All-Hands-Meetings, regelmäßige 1:1-Gespräche und ein jährlicher Entwicklungszyklus
Gut strukturierte Einarbeitungsphase: Deine Kolleg*innen stehen dir von Anfang an mit Rat und Tat zur Seite und sorgen für einen herzlichen Empfang
Sicherheit und Flexibilität: Unbefristeter Arbeitsvertrag, flexible Arbeitszeiten und 28 Urlaubstage für deine Work-Life-Balance
Gutes Gehalt für deine starken Leistungen
Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum Deutschlandticket und Zugang zur Plattform Corporate Benefits
Individuelles Weiterbildungsbudget sowie Sprachkurse, damit du immer am Ball bleibst
Sommer- und Winterparty in Berlin sowie regelmäßige Teamevents - wir feiern Erfolge und unsere starken Teams gemeinsam.
Hybrides Arbeitsmodell: Modernes Büro in der Knesebeckstraße (Charlottenburg) mit frischen Früchten, Müsli und Getränken für ein angenehmes Arbeitsumfeld

Wer ist deine Ansprechperson?

Deine Ansprechpartnerin für diese Stelle ist Jasmin Baldrich. Solltest du Fragen haben, schreib uns gerne eine Mail an jobs@pairfinance.com – wir freuen uns, von dir zu hören!

Mehr über PAIR Finance und unsere Arbeitswelt findest du auf unserer Website und auf unserer Karriereseite.

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Über uns

Wir denken Inkasso neu und das mit unserer digitalen Inkassolösung, welche sich durch unseren hohen Anspruch an Kundenorientierung und Effizienz auszeichnet. Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz trifft Technologie auf Psychologie und wir sind als Technologieführer in der Lage im gesamten Inkassoprozess individuell und unkompliziert zu handeln.

Gestärkt durch eines der renommiertesten Private Equity-Unternehmen im Fintech-Sektor, Pollen Street, sowie durch die Partnerschaften mit weiteren Investoren wie Zalando Payments und finleap bietet PAIR Finance eine ausgezeichnete Möglichkeit, tief in die Fintech-Industrie einzutauchen und diese aktiv mitzugestalten.

PAIR Finance ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir legen Wert auf ein vielfältiges Team und eine integrative Kultur. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen qualifizierten Personen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, nationaler Herkunft, Familienstand oder Behinderung.

Mehr Informationen zu PAIR Finance findest du unter www.pairfinance.com/ und www.pairfinance.com/karriere/ sowie unter https://www.kununu.com/de/pair-finance1

Hat dich das alles überzeugt? Dann werde Teil unseres Teams und bewerbe dich direkt.

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